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電子内容証明郵便の作り方と注意点

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こんにちは。

『内容証明郵便を作りたいけど、どうしたらいいのか』悩んでいませんか?

今回は、実際に私が実践した経験をもとに作り方と注意点を教えます。

電子内容証明(e内容証明)とは

Word ファイルで作成した内容証明文書をインターネット上にアップロードすれば、郵便局の完全自動化された機械で、印刷・照合・封入封かんし、内容証明郵便として発送してくれます。

ネットで24時間受付しているので、郵便局が空いている時間を選ばなくてOKです。

わざわざ郵便局窓口に行かなくても済むので、待ち時間郵便局へ行く時間などを削減できます。

必要なもの

インターネット環境、PC、文書作成ソフト(Microsoft Word2010、2013、2016、2019

①e内容証明専用アカウントを作る(無料)

上の画像をクリックすることで、e内容証明専用アカウントを作成することが出来ます。

会員には有効期限があります。

原則として、会員登録日または最後の差出日から1年以上経過しても差出しがない場合は、会員情報(アドレス帳、ご利用履歴を含みます。)を削除となりますのでご注意ください。

※ログインした後に、一旦ページを閉じて再度ログインしようとしたときに、既にログイン済みです。と表示されてログインできない場合があります。

その時は、しばらく時間をおいてから再度ログインしてみましょう。

②Wordで文書を作る

文書を作る際に、細かい規定があります。しっかり確認することが重要です。

文字の種類のJIS第1、2水準範囲の文字とは、日本工業規格(JIS)が定めた定義で、誰もが知っている馴染みのある漢字のことを表します。

外国の文字は、使用できません。

ちなみに、私はWord2010を使って作成しました。

まず、e内容証明トップページの中間くらいに、説明書・文書ファイル雛形ダウンロードをクリックします。

クリックすると、このページが出てきます。私は、かんたん差出しを利用し文書を横書きで書きたかったので、A4縦型・横書きのファイルをダウンロードしました。

保存先には、template01と表示されると思います。

このファイルは、余白やページのサイズ、縦横どの向きで書くかが設定されています。なので、その辺の設定を変える作業はしなくていいです。

保存先からダウンロードしたファイルをWordから開いて、文書を作成します。

規定を確認しながら作成しましょう。(図・表は使えない、太字・斜体の装飾は使えるなど)

③【注意】文書データを保存するとき

文書が作成出来たら、データを保存しますが、ここが注意です。

上の画像のように、ファイルの種類を(.docx)のままにすること、ファイルの名前をダウンロードした時のまま(template01)にすることです。

私は、ファイルの名前を自分の分かりやすように変更してしまったところ、出来上がった文書データを添付したらエラーが発生してしまいました。

④差出手続き

e内容証明にログインしたら、上の画像のように会員専用メニューが出てきます。

そこの一番上、かんたん差出しをクリックします。

すると上のような画面が出てきます。

Wordで作成した文書ファイルを添付し、次へ進みます。

その後、順番に差出人登録→受取人登録→登録内容確認→文書確認の手順で進んでいきます。

⑤確認の仕方

文書確認の画面に行くと、このようなページが表示されます。

私は、確認の仕方がイマイチ分からなかったので、分からない方はこちらを参考にしていただければと思います。

まず、文書確認方法を選択します。ちなみに、私の場合は上のブラウザ確認のところをクリックしても切り替わりませんでした。

次に、差出人宛謄本の確認と受取人宛正本の確認をクリックします。

すると、パソコンの保存先にTIFファイルとして保存されます。(文書確認方法を、イメージをダウンロードして確認を選択した場合

このファイルを開いて、内容を確認してください。

確認をクリックするとこの画面に切り替わります。

文書確認方法をブラウザで確認するを選択している場合は、恐らくここに表示されるのかと思います。

データを確認して間違いがなければ、確認済みをクリックします。

確認が終わったものは、マークがつきます。

最後に、文書内容料金を確認してチェックマークを入れます。

そうすると、右下の差出しをクリックすることが出来るので、クリックしたら内容証明郵便の作成・差出作業が完了になります。

差出完了後・オプションを付けた場合

差出し作業が完了して2~3日くらいすると、自分の手元に差出人宛謄本が届きます。(本人控えのようなもの)

恐らく、相手にも同じような形のものが届くのだと思います。

受取人登録の際に、配達証明・速達・親展を付与することができるオプションがあります。

私は、相手がもし正本を紛失した場合、いつ正本が届いたかを忘れさせないため配達証明を付与しました。

すると郵便局から、差出人宛にも配達証明はがきで届きます。

後ろには、相手の名前・正本のお問い合わせ番号・配達した年月日・配達した年月日の印などが記載されています。

このようなものが、相手にも届いたのかなと思います。

これできちんと配達されたことが分かったので、まずは一安心といったところでしょうか。

料金・料金支払い方法

私の場合、料金は1500円くらいでした。内容証明の枚数やオプションの有無によって料金は変わってきます。

クレジットカード、料金後納で支払いが行えます。

私は、クレジットカードにしました。個人のやりとりで複数人に送らなければクレジットカードで良いと思います。

料金後納は、企業向けですね。

最後に

e内容証明のサイトにも書き方や手順の説明は書いてありますが、私がエラーを起こした注意点などは記載されていなかったので、参考になればと思いまとめました。

内容証明を電子で利用する際、困ったときの参考になればと思います。

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